La diferencia entre un ahorro sobre el papel y un ahorro en los resultados

Dos cifras que rara vez coinciden

El importe que se declara como ahorro al cerrar el contrato y el importe que realmente aparece en los resultados al final del año son dos cifras distintas. Un estudio de World Commerce & Contracting, que, junto con el Commerce and Contract Management Institute e Icertis, encuestó a casi 200 empresas de distintos sectores, ofrece una explicación: en la mayoría de las empresas, los contratos se siguen tratando exclusivamente como documentos de riesgo, no como activos financieros que hay que gestionar de forma activa.

Quien archiva el contrato después de firmarlo, en lugar de administrarlo, pierde valor: no por un error, sino por omisión. Según el mismo estudio, las empresas que, en cambio, gestionan sus contratos como activos financieros y los supervisan de forma continua obtienen, de media, un 5,4 % más de valor contractual que el resto.

De dónde viene la brecha

Entre un ahorro negociado y su efecto en los resultados hay varios puntos de paso en los que se pierde valor sin que nadie lo note:

• El tiempo hasta que surte efecto. Un precio nuevo suele aplicarse solo a partir del siguiente ciclo de suministro o tras agotar las existencias actuales. Entre la firma y la primera factura con el precio nuevo pasan semanas que nadie descuenta del ahorro declarado.
• La cantidad que realmente se compra. Un descuento ligado a un volumen de compra solo funciona si ese volumen se llega a pedir. Si la necesidad cambia, el ahorro cambia con ella, por lo general a la baja y sin que se note.
• El control continuo. Sin una comparación periódica entre el precio acordado y el precio realmente pagado, las desviaciones pasan inadvertidas hasta que una auditoría externa las descubre, si es que llega a hacerlo.

Cada uno de estos puntos de paso es pequeño por separado. En conjunto, explican por qué un ahorro que parece convincente en el acta de la negociación a menudo solo materializa en los resultados una parte de su valor.

Qué significa en concreto «gestionar el contrato como un activo»

El estudio de WorldCC describe la diferencia como una cuestión de responsabilidad —junto a la tecnología empleada—: mientras jurídico, compras y finanzas traten el contrato como tres tareas separadas, nadie responde por su efecto en los resultados. Solo cuando un puesto comprueba de forma continua la relación entre el contenido del contrato y el pago realmente efectuado, una negociación puntual se convierte en un ahorro duradero.

En la práctica, esto significa: en una factura no solo se comprueba que está completa, sino también que coincide con el precio acordado. Un umbral de volumen que activa un tramo de descuento se vigila antes de que acabe el año, no después. Y un contrato que vence se renegocia a tiempo, en lugar de prorrogarse automáticamente en condiciones menos favorables.

Por qué esto rara vez se nota en el control de gestión

Una razón por la que esta brecha permanece tanto tiempo sin detectar está en la propia lógica de los informes. Un ahorro se contabiliza en el momento en que termina la negociación, como previsión para el año en curso o el siguiente. En muchas empresas no se hace un seguimiento específico de si esa previsión se cumple, porque no se contempla ningún paso de verificación propio para ello. La cifra original pasa de la presentación de la negociación a la planificación presupuestaria y de ahí sigue adelante sin cambios, mientras los precios realmente pagados están en otro sistema —el de cuentas a pagar— que nunca vuelve a conciliarse con la negociación. Las dos cifras existen, solo que separadas entre sí.

La pregunta para su propia cartera de contratos

Si quiere saber qué tamaño tiene realmente su propia brecha entre el papel y los resultados, no necesita una negociación nueva. Basta con comprobar, en sus diez mayores contratos en vigor con proveedores: ¿coincide el último precio pagado con el acordado? ¿Se alcanzó el volumen de compra acordado? ¿Y quién en su empresa lo habría notado si no hubiera sido así?

Si no puede responder a esta última pregunta, la verdadera tarea no está en la próxima negociación, sino en el tiempo posterior a ella.

El esfuerzo de esta comprobación es pequeño frente a lo que revela. En la mayoría de los casos le basta una tarde con los datos de las facturas de contabilidad y los contratos firmados de compras, puestos unos junto a otros para esos mismos diez proveedores. Si ambas cifras coinciden durante varios meses, la negociación fue realmente lo que prometía. Si difieren, su siguiente tarea sensata no es una nueva negociación, sino empezar por hacer visible la brecha entre el contrato y el pago.